課程背景

把文件管理看作只是單純的文檔保存、是一項(xiàng)重要性比較低的時(shí)代已經(jīng)一去不復(fù)返；今天的公司已經(jīng)無法承擔(dān)這樣“”的行為。公司如果缺乏有效的文件保管制度，或者制度本身設(shè)計(jì)欠佳，其重要數(shù)據(jù)，包括涉及知識產(chǎn)權(quán)的內(nèi)容和專有信息就有可能丟失，或者遭到意外損壞。

舉兩個(gè)的例子：個(gè)是紐約證券交易所對瑞士聯(lián)合銀行(UBS AB)處以210萬美元的罰款，原因是該銀行違背規(guī)定沒有妥善保存電子文檔信息以及管理失誤。第二個(gè)例子中，德意志銀行、高盛集團(tuán)、摩根斯坦利、所羅門美邦以及合眾銀行總共支付了825萬美金的罰金，起因也是他們違反了紐約證券交易所和另外兩個(gè)關(guān)于妥善保存電子郵件記錄的規(guī)定。

再舉兩個(gè)小范圍的例子：供應(yīng)商評鑒對于每家公司而言，都是大事情。對于某大型公司來說，也是一樣。過去，每到評鑒期時(shí)，該公司總會被搞得人仰馬翻，手忙腳亂，因?yàn)槊糠菸募际怯擅恳粋€(gè)承辦人各自存檔，若有評鑒需要，同仁彼此就通過電子郵件寄送，因此若承辦人工作調(diào)動，很容易就找不到資料。正因?yàn)槲募散落各處]，常常導(dǎo)致了[做白工]的狀況發(fā)生。常發(fā)生的是在會議討論之后，由于一份文件經(jīng)過多次修正后已產(chǎn)生多個(gè)版本，但因?yàn)橄到y(tǒng)缺乏文件版本管控，往往在開會時(shí)才發(fā)現(xiàn)大家手上列印出來的文件都是不一樣的版本，還要花時(shí)間比對確認(rèn)哪一份文件是終版本，再重新印一份，才能開始開會…

這樣的情形是不是也同樣發(fā)生在你們公司呢？做好[文件系統(tǒng)管理]可以有效地解決以上問題

課程受益

1. 掌握文件系統(tǒng)管理的原則和方法

2. 學(xué)會應(yīng)對日常文件管理系統(tǒng)中遇到的各類問題，DCC工作績效

3. 學(xué)會以系統(tǒng)的觀念(見樹見林)對待和解決各類文件管理中出現(xiàn)的問題

課程對象  

公司、工廠或企業(yè)有一定經(jīng)驗(yàn)的DCC文員、體系經(jīng)理等管理人員 

課程大綱

部分 檢視你的組織

1. 悲劇再現(xiàn)

2. 文件系統(tǒng)管理再思考

3. 你的組織有文件管理的智障嗎？

第二部分 新視野、新思考

1. 陳述問題比解決問題更重要

2. 以簡馭繁的智慧

3. 見樹又見林的藝術(shù)

4. 五次因分析

第三部分 文件管理系統(tǒng)簡介

1. 文件系統(tǒng)發(fā)展史

2. 文件系統(tǒng)的架構(gòu)

3. 文件的四要素(名稱、內(nèi)容、版本/版次、建立者/建立日期)

4. 文件的編碼

5. 文件系統(tǒng)的管理活動(登記、簽署、建檔、發(fā)行、保存、變更、作廢及借閱)

第四部分 文件管理的方法

1. 計(jì)劃(planning)

2. 組織(organization)

3. 領(lǐng)導(dǎo)(leading)

4. 控制(controlling)

第五部分 文件系統(tǒng)管理的修煉

1. 重溫管理三大定律(墨菲法則、帕金森定律和彼得原理)

2. 案例分析

3. DCC職業(yè)道德修養(yǎng)

第六部分 走進(jìn)知識管理時(shí)代

1. 數(shù)據(jù)、信息、知識和智慧

2. 知識在哪里？

3. 文件知識管理推行的技術(shù)要素

4. 文件知識管理案例簡析

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